Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu đăng ký nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký thế chấp tại tại Ủy ban nhân dân cấp xã (phường, xã, thị trấn) hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Thời gian tiếp nhận và trả kết quả:
+ Vào các ngày từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).
+ Buổi sáng thứ bảy từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc như sau:
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký; Trường hợp hồ sơ đăng ký không hợp lệ, cán bộ tiếp nhận từ chối nhận hồ sơ đăng ký và trực tiếp hướng dẫn để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện hồ sơ hoặc cấp Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật;
- Trường hợp hồ sơ đăng ký hợp lệ, cán bộ tiếp nhận cấp cho người yêu cầu đăng ký Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trong đó ghi đầy đủ các thông tin sau đây: Thời Điểm nhận hồ sơ (ngày, tháng, năm); thời hạn giải quyết hồ sơ; thời hạn trả kết quả; tên và chữ ký của cán bộ tiếp nhận hồ sơ;
- Vào Sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Sổ tiếp nhận và trả kết quả).
Bước 3: Giải quyết hồ sơ (Điều 34 Thông tư 09/2016/TTLT-BTP-BTNMT)
- Trường hợp người thực hiện đăng ký tự phát hiện trong Sổ địa chính, Giấy chứng nhận, Đơn yêu cầu đăng ký hoặc Sổ đăng ký thế chấp tài sản gắn liền với đất hình thành trong tương lai có sai sót về nội dung đã đăng ký do lỗi của mình thì người thực hiện đăng ký phải kịp thời báo cáo Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai xem xét, quyết định việc chỉnh lý thông tin trong các loại sổ, giấy tờ nêu trên và gửi văn bản thông báo về việc chỉnh lý thông tin đó cho người yêu cầu đăng ký theo địa chỉ ghi trên Đơn yêu cầu đăng ký.
- Trường hợp Văn phòng đăng ký đất đai nhận được yêu cầu sửa chữa sai sót do người yêu cầu đăng ký phát hiện thì trong thời hạn quy định tại Điều 8 của Thông tư này, Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc sau:
+ Đính chính thông tin sai sót về nội dung đăng ký trên Giấy chứng nhận và Sổ địa chính nếu có sai sót trên Giấy chứng nhận;
+ Chứng nhận vào Đơn yêu cầu đăng ký thay đổi, sửa chữa sai sót;
+ Cấp văn bản đính chính thông tin sai sót về nội dung đăng ký trên Đơn yêu cầu đăng ký nếu có sai sót trên Đơn yêu cầu đăng ký.
Bước 4: Trả kết quả hồ sơ
Văn phòng đăng ký đất đai trả lại cho người yêu cầu đăng ký 01 bản chính các loại giấy tờ sau:
Đơn yêu cầu đăng ký thay đổi, sửa chữa sai sót có chứng nhận của cơ quan đăng ký
Giấy chứng nhận có ghi nội dung sửa chữa sai sót.