Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu đăng ký nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký thế chấp tại tại Ủy ban nhân dân cấp xã (phường, xã, thị trấn) hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Thời gian tiếp nhận và trả kết quả:
+ Vào các ngày từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).
+ Buổi sáng thứ bảy từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc như sau:
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký; Trường hợp hồ sơ đăng ký không hợp lệ, cán bộ tiếp nhận từ chối nhận hồ sơ đăng ký và trực tiếp hướng dẫn để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện hồ sơ hoặc cấp Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật;
- Trường hợp hồ sơ đăng ký hợp lệ, cán bộ tiếp nhận cấp cho người yêu cầu đăng ký Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trong đó ghi đầy đủ các thông tin sau đây: Thời Điểm nhận hồ sơ (ngày, tháng, năm); thời hạn giải quyết hồ sơ; thời hạn trả kết quả; tên và chữ ký của cán bộ tiếp nhận hồ sơ;
- Vào Sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Sổ tiếp nhận và trả kết quả).
Bước 3: Giải quyết hồ sơ (Điều 31 Thông tư 09/2016/TTLT-BTP-BTNMT)
Trình tự thực hiện đăng ký thế chấp:, đăng ký thay đổi, đăng ký văn bản thông báo, xóa đăng ký.
1. Sau khi nhận hồ sơ yêu cầu đăng ký, Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra hồ sơ yêu cầu đăng ký.
2. Trường hợp có căn cứ từ chối đăng ký theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định số 83/2010/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 9 của Thông tư 09/2016/TTLT-BTP-BTNMT thì Văn phòng đăng ký đất đai từ chối đăng ký bằng văn bản và chuyển hồ sơ đăng ký, văn bản từ chối đăng ký cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ để trả lại hồ sơ đăng ký và hướng dẫn người yêu cầu đăng ký thực hiện đúng quy định.
3. Đối với trường hợp không có căn cứ từ chối đăng ký thì trong thời hạn quy định, Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc sau:
a) Ghi nội dung đăng ký thế chấp, đăng ký thay đổi hoặc xóa đăng ký và thời Điểm đăng ký theo đúng thứ tự tiếp nhận hồ sơ vào Sổ địa chính và Giấy chứng nhận theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Đối với trường hợp đăng ký thay đổi tài sản gắn liền với đất là tài sản hình thành trong tương lai đã được hình thành và bên thế chấp đề nghị chứng nhận quyền sở hữu tài sản vào Giấy chứng nhận thì phải thể hiện cụ thể nội dung sau vào Sổ địa chính, Giấy chứng nhận khi có thay đổi là: “Tài sản gắn liền với đất đã hình thành, được chứng nhận quyền sở hữu trên Giấy chứng nhận và tiếp tục thế chấp (ghi tên tài sản) tại (ghi tên bên nhận thế chấp)”;
b) Sau khi ghi vào Sổ địa chính và Giấy chứng nhận, thì ghi nội dung đăng ký và thời Điểm đăng ký (giờ, phút, ngày, tháng, năm) tại Mục “Chứng nhận của cơ quan đăng ký” trên Đơn yêu cầu đăng ký.
4. Trường hợp đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản thế chấp, ghi “Đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản thế chấp” vào Sổ địa chính và ghi nội dung đăng ký và thời Điểm đăng ký (giờ, phút, ngày, tháng, năm) tại Mục “Chứng nhận của cơ quan đăng ký” trên Đơn yêu cầu đăng ký và thông báo bằng văn bản về việc xử lý tài sản thế chấp cho các bên cùng nhận thế chấp đã đăng ký trong trường hợp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất được dùng để bảo đảm thực hiện nhiều nghĩa vụ.
Trường hợp đăng ký thế chấp tài sản gắn liền với đất đã hình thành nhưng chưa được chứng nhận trên Giấy chứng nhận (Điều 32 Thông tư 09/2016/TTLT-BTP-BTNMT).
1. Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, trường hợp tài sản đủ Điều kiện chứng nhận quyền sở hữu theo quy định của pháp luật đất đai thì Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc sau:
a) Thực hiện thủ tục chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất trên Giấy chứng nhận đã cấp theo quy định của pháp luật đất đai hoặc chuẩn bị hồ sơ để trình cơ quan tài nguyên và môi trường ký, cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp phải cấp Giấy chứng nhận;
b) Sau khi Giấy chứng nhận được xác nhận thay đổi hoặc được ký, cấp theo quy định thì ghi nội dung đăng ký thế chấp và thời Điểm đăng ký và trả kết quả đăng ký.
2. Trường hợp tài sản không đủ Điều kiện chứng nhận quyền sở hữu tài sản theo quy định của pháp luật đất đai thì Văn phòng đăng ký đất đai không thực hiện việc đăng ký thế chấp, thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu đăng ký và không phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 49 Nghị định số 83/2010/NĐ-CP.
3. Trường hợp quyền sử dụng đất đã được đăng ký thế chấp trước khi tài sản gắn liền với đất được chứng nhận quyền sở hữu trên Giấy chứng nhận thì người yêu cầu đăng ký không phải xóa đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất khi thực hiện việc chứng nhận quyền sở hữu tài sản trên Giấy chứng nhận đã cấp.
Bước 4: Trả kết quả hồ sơ
Văn phòng đăng ký đất đai trả lại cho người yêu cầu đăng ký 01 bản chính các loại giấy tờ sau:
a) Đơn yêu cầu đăng ký có chứng nhận của Văn phòng đăng ký đất đai;
b) Đơn yêu cầu chuyển tiếp đăng ký thế chấp có chứng nhận của Văn phòng đăng ký đất đai;
c) Giấy chứng nhận có ghi nội dung đăng ký thế chấp, nội dung đăng ký thay đổi, xóa đăng ký hoặc có nội dung sửa chữa sai sót;
d) Văn bản thông báo chỉnh lý thông tin sai sót về nội dung đăng ký trong trường hợp người thực hiện đăng ký tự phát hiện có sai sót trong hồ sơ địa chính do lỗi của mình hoặc Văn bản đính chính thông tin sai sót về nội dung đăng ký và Đơn yêu cầu đăng ký có chứng nhận của cơ quan đăng ký có sai sót trong trường hợp người yêu cầu đăng ký phát hiện sai sót.