Bước công việc
Nội dung công việc
Trách nhiệm
Thời gian
Hồ sơ/Biểu mẫu
Diễn giải
B1
Nộp hồ sơ
Cá nhân,
tổ chức
Giờ hành chính
Theo mục 1
Thành phần hồ sơ theo mục 1
B2
Kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
0,5 giờ làm việc
Theo mục 1,
BM 01,
BM 02,
BM 03
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định thì cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu BM 01 (đối với trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ); thực hiện tiếp bước B3.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì lập phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu BM 02.
- Trường hợp từ chối tiếp nhận hồ sơ thì lập phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ theo mẫu BM 03.
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn nơi có sổ gốc.
B3
Phân công thụ lý hồ sơ
Lãnh đạo phòng chuyên môn
BM 01
Phân công công chức thẩm định, thụ lý hồ sơ.
B4
Xem xét, thẩm định hồ sơ; đề xuất giải quyết TTHC
Công chức phòng chuyên môn
1,5 giờ làm việc
Hồ sơ
tiếp nhận
- Tiến hành cấp bản sao từ sổ gốc cho người có yêu cầu.
- Trường hợp không tìm thấy sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
- Chuyển bản sao từ sổ gốc cho Lãnh đạo phòng chuyên môn nơi có sổ gốc xem xét, ký duyệt.
B5
Xem xét, ký duyệt
Hồ sơ trình ký
Xem xét hồ sơ và ký cấp bản sao từ sổ gốc.
B6
Sản phẩm
Công chức Phòng chuyên môn
Kết quả giải quyết
- Cho số, đóng dấu, nhập máy, in sổ.
- Chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
B7
Trả kết quả, lưu hồ sơ, thống kê và theo dõi
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Kết quả giải quyết.
- Trả kết quả cho cá nhân/tổ chức.
- Thu phí theo quy định.
- Thống kê, theo dõi.
STT
Tên hồ sơ
Số lượng
Ghi chú
1
Văn bản yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại từng lĩnh vực cụ thể (nếu có)
01
Bản chính
2
Giấy tờ chứng minh thuộc các đối tượng là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền hoặc cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột hoặc người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết
Bản chính hoặc bản sao có chứng thực
3
Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc
- Xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực (trường hợp nộp trực tiếp);
- Nộp bản sao có chứng thực (trường hợp nộp qua hệ thống bưu chính).
4
01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận trong trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính